出典:meetpie.com

こんにちは、リョウです。
PCメールを仕事で使うようになると、その世界で常識とされるルールがあります。コレを知らないと非常識とされ、信頼を落とすことになりかねないので注意が必要です。

 

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ビジネスメールの常識CcとBccの使い方

ビジネスメールでは誰にメールを送るかでそのやり方が異なります。

特に個人情報保護法が制定されて以来、例え顔見知りと言ってもメールの出し方で法的に問題があるとされるケースもありますので注意が必要です。

 

Ccは情報共有の為に使用する

メールは一斉送信数個とができるので大変便利なのですが、使い方を誤ると個人情報が漏れることになり、送った方も送られた方も配慮が必要です。

ある仕事の案件について、情報共有の為に関係者全員へメールを送るのはNGです。

メールを送りたい相手全員同士が顔見知りで、その案件に関係しているのなら構いませんが、基本的に1人でも部外者が入る場合、面倒でもその人は除いて別に送る配慮が必要です。

メールは気軽に連絡が取れる手段として大変便利ですが、そこから情報が漏れたり迷惑を被ることもあるので、実は気を使うツールの一つでもあります。

Bccは完全秘匿の情報共有メールとして細心の注意を払う

Bccメールを送る際は必ずTo欄に自分宛のアドレスを設定する事とされています。

その様に設定する事で誰から来た情報なのか特定でき、送られた人同士が他に誰宛に送信したか知る事もなく、確実に情報共有することができます。

Bccメールを送るシチュエーションとして、特定の人達へ重要且つ秘密とされる情報を送る場合や、単純に情報共有したい事を一斉送信メールを送るために使用する時や自分の上司に参照情報としてどんなメールを送信しているかあえて知らせる為などが考えられます。

情報共有の為に一斉送信する際は「Bccにて一斉配信しています。」と一言注意書きを入れると丁寧とされています。

 

Bccメールへの返信方法はToの人だけに!

Bccで送信されたメールのCcに自分のアドレスが入っていないのに届いた場合は、Bccで自分宛にメール送信しされていますので、Toの人に個別返信をします。

一番やっていけないのは「一斉返信」!

これでは何のためにBccで秘匿にしているのか意味を成さなくなりますので、Bccに返信する際はワンクッション置いて目的や相手の意図を考えてから返信することにしてくださいね。

 

これまで携帯メールやプライベートでメール利用したことの無い人にとって、ビジネスメールの作法は大変難しいものに思えるかもしれませんが、ちゃんと慣習のようなルールがあるのでそれさえ抑えれば何でも応用が利かせられるので、いち早くルールを覚えて仕事にいかしてください。

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それでは失礼します。