出典:lifehacker.jp

こんにちは、リョウです。
入社したての頃は、何が緊急で
後回しにしていいのかどうかの
判断基準は先輩でした。

 

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はじめに

直属の上司をつけられて仕事の
やり方を教わりながらつぶさに
観察していくのですが、その先輩
以外から仕事を頼まれる事もあります。

私がよく頼まれた仕事はコピー機を
復旧させることでしたw

 

もし不意に頼まれた事で判断を
仰げない場合、どうやって個人的に
対応すればよいか?

一定の基準をもっていると
困る事が少なくなります。

 

直観力を養うタスク表の管理方法とは

新人の間は仕事に対する
自分の力量が正確ではありません。

つまり、その仕事をこなすのに
どのくらい時間がかかるのか?
感覚で把握できていないのです。

 

仕事の優先順位を決める指標

これは経験地を積んで行くしか
感覚を養う方法はありませんが
その経験値を間違った方向へ
向けない為の指標があります。

 

prioritiseprioritisation_matrix
出典:httpi.gzn.jpimg20070626how_to_prioritiseprioritisation_matrix_jp

この表にあるとおりに、依頼された
仕事を当てはめていけば自ずと優先
度合いや緊急性等を感覚に取り入れる
事ができるはずです。

矢印で書いてあるのが仕事の
優先順序で、一番左上の仕事に
対しては直ぐに取り掛かる必要がり、
赤色のマスに行くに従い時間的な
優先性等が緩やかになるとイメージしてください。

タスク表を作り仕事を管理する

では実際にどのようにタスク管理
するかというと…

タスクの付箋紙管理

この図は上の四角いマスを横並びにし
感覚的にわかるように並べた図です。

仕事のタイトルを付箋紙に記入し
緊急性の度合いや重要性に分けて
一番左側の緑色の欄から赤の欄に
向けてペタペタ貼っていきます。

当然、緑色の欄にあるタスクから
大至急で片付けていきます。

 

全てのタスクを洗い出すことから始める

あなたがいつもやる仕事で
任されている仕事を全てリストアップします。

全ての仕事のリストが出来上がったら
まずは適当に優先順位を決めて付箋紙で
横軸の表に貼り付けていきます。

黄色の部分が通常業務にあたる部分
人に左右されないマイペースでとり
かかれる仕事のリストを貼り付けます。

全てのタスクを張り終えたら
次にやるのはそれぞれの仕事の比較です。

比較する基準は次の事を意識して
決めていけばいいでしょう。

  • 「重要性」=収入、コスト、節約、やらない事によるリスク
  • 「難易度」=時間、コスト、労力、リスク、複雑さ

隣同士のタスクで比較し、どっちが
より重要か自分にとって難易度の高い
タスクはどれか全てに当てはめて比較します。

また、それぞれの升目の中でも
「優先順位」がありますので、より
緊急性の高い仕事から上にあげていき
仕事をこなす順番を間違わないように
注意してください。

コツは「簡単」だけど「緊急性」の高いものから

はじめは判断が付き難いと思いますが
コツは以下のことを基準にタスクわけ
するとスムーズに決められます。

  • 重要性の高い仕事:短時間で終えられ労力も予算も少なく済むがやらないとリスクが高くなる仕事

真逆にこの条件と相反するタスクを
重要度の低いものとして表に配置します。

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新人にとって重要性の高い仕事は
外線TELを取ることだと思います。

実は諸先輩社員達は、かなりの割合で
この仕事を是非、率先して直ぐに、やってほしいと考えているんです。

 

タスク指標は常に変動するので注意!

仕事は上司や同僚、業者等の外部からの
働きかけで判断で流動的にその重要性や
緊急性が常に変化します。

今回示した表はあくまで指標であって
いつまでも見える所に張っていてはいけません。

いつかは頭の中で全てのタスクを
把握し比較しながら流動的に予定を
組み替える事に慣れる必要があります。

 

まとめ

最初はこのタスク表を参考にどんどん
仕事の順序をつけて仕事に慣れることを
意識していきましょう

  • 簡単で今すぐできる重要性の高い仕事から片付ける
  • 簡単ではないが重要性が低いものは後回し
  • 重要性と優先順位をもとに労力や予算も考えて比較する
  • 全てのタスクは常に流動的である
  • 一番重要で難しく時間もかかるタスクは少しづつ進める

 

編集後記

仕事に慣れるのに少なくとも
3年はかかるでしょう。

それくらい時間をかけて仕事を
徹底的にやれば、自分の力量も
仕事をこなす時間や難易度の把握も
掴めるようになるのです。

それにも関わらず直ぐに辞めてしまう
若者は仕事の本質を知らないまま
また他所で同じ事を繰り返しかねません。

 

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それでは失礼します。